1. 프레젠테이션 너 중요하니?
2. 청중분석 없이 성공도 없다?
3. 4가지원칙만 지키면 성공?
4. 나도 발표의 달인이 되고 싶은데
5. 성공적으로 프레젠테이션 끝내기
2. 청중분석 없이 성공도 없다?
프레젠테이션을 준비함에 있어 가장 중요한 행위 중 하나가 청중분석으로 이에 대한 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않다.
프레젠테이션에 참여한 청중에 대한 정확한 분석이 없다면 청중이 원하는 것이 무엇인지를 정확히 파악하지 못하여, 정말로 필요한 이야기를 전달하지 못하고 프레젠테이션을 마치는 경우를 자주 볼 수 있다. 예를 들어, 어린이 장난감을 판매하려는 프레젠테이션을 준비하면서 주요 특징을 소개하는 슬라이드를 만들었다.첫째, 아이들이 사용하여도 안심할 수 있는 재질을 사용하였다는 점을 강조하고 둘째, 튼튼하게 만들어 안정성이 뛰어나다는 점을 강조하며 셋째, 유사제품과의 가격경쟁력을 중점적으로 소개하는 슬라이드 자료를 준비하여 발표장에 도착해서 보니 몇몇 학부모를 제외하고 대부분 장난감을 사용할 어린이들이 참석하는 프레젠테이션이었다면, 발표자는 많이 당황하게 될 것이다.
만약 프레젠테이션 준비단계에서 참석할 청중이 누구인지를 분석했다면, 어린이의 눈높이에 맞게 장난감을 가지고 노는 어린이 입장에서 필요한 정보를 전달할 수 있는 슬라이드를 준비했어야 할 것이다. 이러한 분석에 따라 전달 내용뿐만 아니라 프레젠테이션 진행 방법도 다르게 적용될 수 있다.그러므로 청중분석을 충분히 하지 못한다면 청중에게 할 이야기가 무엇인지에 대한 중요한 사항들을 빠뜨리게 될 가능성이 매우 높다.
또 다른 예로 제품을 판매하기 위해 영업 프레젠테이션을 하는 경우, 하나의 슬라이드 자료를 이용하여 여러 고객사를 다니면서 프레젠테이션을 하는 경우가 대부분이다.그런데 고객사마다 프레젠테이션에 참석하는 대상이 다르고 맡은 업무가 다름에도 불구하고 동일한 콘텐츠를 가진 슬라이드로 녹음기처럼 똑같은 발표만을 진행하는 경우를 많이 볼 수 있다.
과연 이러한 프레젠테이션이, 청중을 분석하고 청중이 원하는 이야기를 담고 있는 슬라이드로 진행하는 프레젠테이션과 비교했을 때 성공할 수 있는 확률이 더 높을 수 있을까? 여기에 대한 답은 독자의 판단에 맡기도록 하겠다.청중분석을 통하여 청중의 성향에 따라 프레젠테이션 방법도 달라질 수 있으며 아울러 슬라이드에 포함되는 컨텐츠도 달라질 수도 있으므로 기획단계에서 청중분석에 가장 많은 시간과 노력을 투자할 필요가 있을 것이다.
인간은 일반적으로 자신이 알고 있는 것이나 자신이 관심있는 것이나 자신에게 유리한 것에 더 많은 관심을 가지는 선택적 인지성을 가지고 있다. 그러므로 청중분석단계에서도 가능한한 청중이 많이 알고 있는 이야기를 하고, 청중이 많은 관심을 가진 사항들을 다루고 청중이 얻을 수 있는 혜택에 대해서 이야기하도록 한다.청중 분석 시 분석의 대상은 영향력이 큰 인물에 조금 더 포커스를 맞추는 것이 좋다. 예를 들어 제품구매를 제안하는 프레젠테이션에 실무자와 의사결정권자가 모두 프레젠테이션에 참석한다면 의사결정권자에게 조금 더 포커스를 맞춰서 분석을 하는 것이 보다 더 효과적이다. 청중분석 시 청중이 원하는 것이 무엇인지에 대한 것을 분석하는데 가장 많은 노력을 기울여야 할 것이다.
청중이 원하는 사항에 대한 분석이 이루어지면 다음으로 그러한 내용을 어떻게 이야기할지도 결정해야한다. 이때는 전달하는 방법 난이도 주장강도 등을 고려하는 단계이다.청중을 분석할 때 참고할 수 있는 도구로 청중을 4가지 유형으로 구분한다. 이는 기업에서도 사용될 수 있는 DISC 행동유형 검사의 4가지 핵심특성에 따른 분류이다. DISC는 D(주도형), I(표출형), S(우호형), C(분석형)으로 구분된다.
그림과 같이 표출형, 우호형, 주도형, 분석형으로 구분되고 각각의 성향은 표출형과 우호형은 주도형과 분석형에 비해 보다 감성적이고 반대로 주도형과 분석형은 상대적으로 논리적인 성향을 가지고 있고 표출형과 주도형은 우호형과 분석형에 비해 외향적인 성향을 가지고 있는 것이 일반적이다.
1) 주도형(dominance)
목표에 대한 성취욕구가 강하고 빠른 결과를 원하는 편이며 정적이거나 반복적인 일을 싫어하는 성향을 가지고 있으며 추진력이 뛰어난 편으로 냉철한 판단력을 가지고 있다. 주로 기업의 대표나 리더에게 많이 볼 수 있는 유형으로 목소리가 크고 힘이 있으며 핵심파악이 빠르고 자신감있는 태도를 보인다. 이 사람들에게 관심 있는 것은 다음과 같다.
이끌어가는 사람은 누구인가?
결과로 얻게 되는 것은 무엇인가?
이 유형은 목표를 이루기 위한 과정보다는 해당 목표를 이루었을 때의 성과나 영향 이익 등에 더 관심이 있다.
그러므로 이러한 유형을 대상으로 프레젠테이션을 진행한다면 구체적인 설명보다는 선택이 미칠 영향과 이익을 중점적으로 이야기하면서 특히 서두에서 결론부터 먼저 말하는 것이 좋으며 요점위주로 얘기하는 것이 좋다.
2) 사교형(influence)
어떤 환경에서 일을 하느냐 보다는 어떤 사람들과 일을 하느냐에 더 관심있는 유형으로, 영업 마케팅, 홍보 등을 담당하는 사람들에게 많이 볼 수 있는 유형으로 이 사람들에는 관심 있는 것은 다음과 같다.
이것이 얼마나 새롭고 특별한가?
윈-윈할 수 있는 방법은 무엇인가?
이 일은 얼마나 즐거운가?
상대는 나을 어느 정도 인정하고 있나?
그러므로 이러한 유형을 상대로 프레젠테이션을 진행한다면 먼저 호감을 얻을 수 있도록 상대에 대해 칭찬으로 시작하는 것이 좋으며 긍정적이고 경쾌하게 접근한다면 설득의 가능성이 더 높아질 수 있다.
3) 안정형(Steadiness)
우호형으로도 불리며, 정서적으로 내향성을 가지고 균형감각이 좋고 감수성이 높고 상대를 배려하고 조화를 이루려는 성향이다.
이 유형은 목소리가 작고 침착하며 말수가 많지 않고 예, 아니오와 같은 분명한 의사 표현을 잘 못하지만 편안한 분위기에서는 활발한 성향을 가진다.
주로 공무원, 교사 등에서 자주 볼 수 있으며 회사에서는 인사, 총무와 같은 지원 업무를 담당하는 사람들이 이러한 유형에 해당되는 편이다. 이 유형에 해당되는 사람들의 관심은 다음과 같다.다른 사람들은 이것에 대해 무엇이라고 말하는가?
상황에 맞추어 변경가능한가?
모두가 공감할 수 있는가?
4)분석형(Consicentiousness)
주로 엔지니어, 예술가, 연구원, 회계사 등과 같이 정확성과 높은 품질의 결과를 원하는 유형으로 프레젠터 입장에서는 가장 까다로운 청중이라고 할 수 있으며 발표자의 주장에 대해 부정적 요인을 찾으려고 애쓰는 편으로, 다음과 같은 사실에 더 관심을 가진다.
이것이 어떤 효과가 있는가?제대로 검증된 것인가?
다른 대안은 없는가?
체계적으로 진행할 수 있는 것인가?
그러므로 이러한 유형은 이전에 성공한 전례가 있다면 이를 소개하는 것이 효과적이고 발표자의 주장이 검증된 것임을 소개하는 것이 좋으며 단계별로 체계적으로 진행되는 과정을 제시하는 것도 좋은 접근방법이다.
이와 같이 청중의 유형과 스타일을 고려하여 청중을 분석하고 프레젠테이션을 준비하는 것이 좋다. 물론 의사결정권자를 대상으로 한다고 해서 무조건 결론부터 이야기하는 것이 좋은 것은 아니며 일반적인 성향에 대한 대응을 기술한 것이다.예를 들어 어떤 문제에 대한 새로운 방안을 제시하는 프레젠테이션의 경우 의사결정권자나 CEO등을 대상으로 한다면 제안하는 내용을 먼저 이야기하고 이와 관련된 배경, 근거, 사례 등을 간략하게 이야기하는 것이 좋다.
그러나 꼼꼼하고 세심한 결정권자는 그런한 제안에 대한 논리적 근거를 더 중요시할 수 도 있을 것이므로 항상 이에 대한 대비는 하는 연습을 하는 것이 좋다. 이러한 분석에 의해 프레젠테이션을 준비한다면 훨씬 더 성공할 확률은 높아지게 될 것이다.
