올바른 소프트웨어 관리 방법

한국소프트웨어저작권협회 교육사업팀 김형렬 연구원

소프트웨어(이하: SW)의 창작과 개발을 촉진시키고 이에 따르는 SW의 유통과 이용의 활성화를 꾀함으로써 궁극적으로 SW산업의 발전을 도모하고자 하는 것이 SW저작권 보호의 필요성이다.

그러나 이러한 취지에 공감하면서도 실제적으로 SW(저작권)를 어떻게 보호하고 관리할 것인지에 대해선 사용자들의 이해가 부족한 것이 현실이다. 이하에서는 올바른 SW관리방법에 대해 실무적인 차원에서 살펴보기로 한다.

올바른 SW관리·운영방법은 절차상 크게 2단계로 나누어 볼 수 있는데 그 제1단계는 'SW 수요조사와 공급 단계'로서 사내에서 필요로 하는 SW의 적절한 수요를 파악, 이를 적재적소에 적기에 공급하는 '구매 전 관리' 단계이며, 제2단계는'불법복제 예방 및 관리단계'로서 SW구입 후 회사원 또는 조직 구성원들이 계속적으로 정품SW만을 사용하는지의 여부를 지속적으로 수시 점검 및 관리하는 '구매 후 관리' 단계가 있다. 이를 다시 세부적으로 살펴보면 다음과 같다.



1단계: SW 수요조사와 공급(구매 전 관리 단계)

1. 사내의 필요 SW 수요 조사 및 목록 작성

회사의 PC 및 사용자 현황을 정기적으로 조사하고 사원들이 PC를 가장 효과적으로 사용하기 위해서 필요한 SW가 무엇인지를 부서, 사용자, 용도, 기능, 수량 등의 분야별로 검토하고 이를 목록으로 작성한다.

2. SW 구매를 위한 실질적인 예산 배정

SW구입비용의 최소화가 회사의 비용 절감에 큰 역할을 할 것이라는 인식은 향후 불법복제에 따른 사법적인 문제 발생 시 부담해야 하는 인적, 물적, 시간적 경영손실을 고려한다면 이는 분명히 재고되어야 할 사항이다. 하드웨어 못지 않게 SW구매에 대해서도 적극적인 예산반영이 필요하다.

3. 필요한 SW의 적재·적소 및 적기 공급

예산편성이 되고 구매의사가 있다고 해도 당해 SW가 적기에 공급되지 않는다면 이로 인한 불의의 불법복제 문제가 발생할 수 있으며 이는 회사가 기울인 노력에 반하는 결과를 가져올 수 있다. 따라서 SW를 필요수량만큼 구매하여 적재·적소에 공급하는 것 못지 않게 시기적인 적절성도 확보되어야만 효과적인 SW관리가 될 수 있을 것이다.

4. 사용자의 필요에 따른 지속적인 사전 수요계획 마련

사용자나 업무 등의 변화에 따라 SW도 변화를 필요로 한다. 따라서 회사 내에서 사용하고 있는 SW 목록들에 대한 지속적인 개정작업이 불가피하다. 그렇게 함으로써 현존하는 SW의 새로운 공급 및 새로운 프로그램의 필요성을 인식하게 되며 또한 사용 계약이 허락하는 범위 내에서 회사는 불필요한 SW를 정리, 새로운 SW 체계로 전환할 수도 있을 것이다.


2단계 : 불법복제 예방 및 관리단계(구매 후 관리 단계)

1. 적절한 SW구매 여부 확인

회사는 현재 사용하고 있는 컴퓨터의 수량에 비례하여 라이선스 및 구매 조건상에 허용된 프로그램 즉, 정품 SW를 구입했는가를 확인해야 한다.

2. 정품 SW 사용 교육 및 홍보

정식으로 구매되거나 합법적으로 취득한 SW만을 사용하도록 주기적으로 교육하며 이를 위반했을 때의 책임과 관련하여 사내 SW윤리 강령 등에 서명토록 한다. 또한 SW사용 및 관리 지침 등을 수시로 홍보함으로써 모든 사람들에게 회사의 정품SW사용 정책을 주지시킨다.

3. SW관리 책임자 지정 및 SW등록부 작성

SW관리책임자를 지정하고 SW등록부를 작성함으로써 SW사용 현황 파악 및 불법복제 사전예방이 용이하며 향후 SW구매에 대한 적절한 계획 수립을 할 수 있다.

4. 수시·정기적 모니터링 및 감사

실제 사용되고 있는 SW를 수시·정기적으로 모니터링하여 모든 프로그램이 합법적으로 취득된 것인지 또는 등록된 SW인지를 확인한다. 사내 SW관리 감사는 때때로 사전통보 없이 시행하는 것이 더욱 효과적일 수 있다.

5. SW불법복제 책임에 대한 회사 정책 마련

불법복제SW 발견시 효과적인 처벌 조치나 이에 대한 의지를 적극 표명함으로써 이후 그러한 문제가 재발하지 않도록 한다.