정부기관들이 세종시로 이전하면서 정부는 지방 출장으로 인한 비용과 시간을 줄이기 위해서 정부기관의 영상회의 사용을 적극 권장하고 있다.

지난 2015년 7월 국회사무처는 국회에 설치된 영상회의 시설 이용 실적을 각 부서의 업무 평가와 훈, 포장 심사, 우수 조사관 선발 등에 반영한다고 밝혀 영상회의 활성화 의지를 보였다. 

행정자치부에 따르면, 전 행정기관의 영상회의 이용 현황이 2014년 2만6124회에서 2015년 4만8699회(각 10월 기준)로 영상회의 활용률이 86% 증가했다고 밝혔다. 

실제로 전국 17개 시도교육청과 한국교육학술정보원, 여의도 교육시설재난 공제회 등 유관기관은 최근 천재지변, 국방상 위기, 전염병 확산, 학생 안전사고, 각종 재난이나 재해 상황 등 국가 위기 상황에서 교육감들이 신속하게 의사결정을 내릴 수 있도록 폴리콤 영상 협업 솔루션을 대거 도입했다.

이번 사업을 주도한 서울시 교육청 측은 영상회의 시스템 도입으로 인해서 지방에 있는 기관들과 원격으로 협업을 할 수 있게 돼 출장비용과 시간, 업무 공백을 줄이고 업무 효율성을 향상시킬 수 있을 것으로 기대하고 있다. 

이밖에 폴리콤은 전세계 공공기관에서 영상협업 솔루션을 사용해 직원들 간의 소통과 협업을 증진한 사례를 소개했다. 

1991년 소비에트 연방이 붕괴된 이후, 아르메니아((The Republic of Armenia)는 빈곤 문제를 해결하고 인플레이션을 막기 위해서 물가 개혁을 하는 등 경제적으로 많은 변혁을 겪었다. 경제 발전을 위해서 아르메니아 정부가 최우선으로 생각한 것은 정보통신 기술을 발전시키는 것이었다.

아르메니아 정부는 비즈니스 미디어 전화기를 도입해 수상의 사무실이 있는 정부기관 건물을 비롯한 그 외 부처 사무실과 정부기관에 설치됐으며 이를 통해 통합 전화 솔루션이 구축됐다. 

중국의 교통운수부는 중국의 모든 교통을 총괄하는 정부 부처로 업무 효율성 향상을 위해 기존에 사용하던 오래되고 고장이 잦은 영상협업 솔루션을 교체했다.

주요 회의실에는 실시간 협업을 위한 고화질 룸 영상 협업 시스템이 설치돼, 최신 회의관리 기능과 장애 감시 기능은 물론이고 높은 보안성도 갖췄다.

직원들은 출장을 가거나 집에서 일하는 등 사무실 외부에서도 태블릿이나 스마트폰, 노트북으로 업무 회의나 중요한 미팅, 교육 세션에 참가하기도 한다. 

아일랜드 기업인 연합회(Ibec)는 전세계에 흩어진 직원들이 실시간으로 쌍방향 커뮤니케이션을 하고 팀이 협업할 수 있도록 하기 위해 영상협업 솔루션을 도입했다.

이로써 직원들은 한두 시간 정도의 미팅이나 워크숍을 위해 먼 거리를 이동할 필요가 없게 됐고, 보다 효율적인 시간 활용이 가능해졌다.