폴리콤 코리아는 한국IDG와 함께 ‘기업 내 허들 룸의 현황과 활용도’에 대한 설문조사 결과를 발표했다.
허들 룸(Huddle room)이란, 최대 6인 정도가 사용하는 소규모 회의실을 뜻한다.
본 조사에서 응답자의 3분의 1은 내부 회의실이나 접견실, 혹은 혼자서 업무를 보는 용도로 활용이 되는 소규모 회의실이 1~3개 정도 있다고 밝혔으며, 20개 이상이 있다고 말한 응답자는 22.9%였다. 소규모 회의실의 보유 개수는 기업의 규모에 따라서 차이가 있었는데, 대체로 기업의 규모가 클수록 보유하고 있는 소규모 회의실의 수도 많았다.
소규모 회의실, 업무공간을 얼마나 활용하는지에 관한 질문에서 응답자 중 가장 많은 58.3%가 주 2~4회라고 밝혔다. 주 5회 이상은 21.8%였으며, 주 1회 미만이나 거의 사용하지 않는다는 답변은 각각 3.5%와 1.7%이었다.
이에 따라 전체 응답자의 약 95%는 적어도 주 1회 이상, 많게는 주 5회 이상 자주 사용하는 것으로 파악됐다. 기업 규모별로 소규모 회의실 활용빈도는 대체로 비슷하게 나타나 기업의 규모와 관계없이 소규모 회의실이 최근 각 기업에서 많이 활용되는 것으로 나타났다.
소규모 회의실의 용도로는 전체의 54.1%가 내부 회의라고 답했으나, 제시된 보기 모두에 해당한다는 답변 역시 24.5%에 달했다.
기업의 규모별로 보면, 중소기업의 경우 외부 협력사 혹은 고객 회의 비중이 높았으며, 1000~4999명인 기업 집단에서는 ‘모두 해당한다’를 꼽은 응답자가 30%를 넘겼다. 이 같은 결과를 바탕으로 봤을 때, 아직까지 기업 내 소규모 회의실의 활용 용도로는 내부 미팅의 비중이 높긴 하지만 그 외에도 외부 협력사나 고객과의 미팅, 즉각적인 토의 및 논의 등 다양한 방면에서 쓰이고 있는 것으로 나타났다.
영상회의 솔루션에 대한 기대효과로는 전체 응답자 중 42.6%가 이동 시간 및 비용 절감을 지목해, 기업에서 출장에 드는 비용과 시간에 대해 크게 부담을 느끼고 있는 것으로 나타났다. 그 다음으로는 원활한 커뮤니케이션(28.8%)과 정확한 내용 공유 및 업무 지시(18.8%)를 꼽아 기업이 영상회의 도입을 통해 대체적으로 비용을 줄이고 업무 생산성을 향상시키는 것을 기대하는 것을 알 수 있다.
영상회의 솔루션에 대한 주된 기대효과가 비용 절감인 만큼, 영상회의 솔루션을 도입할 때 주로 고려하는 요소도 도입 비용 및 예산인 것으로 나타났다.
절반에 가까운 응답자(45.4%)가 솔루션의 도입 비용 및 예산을 선택했으며, 24.0%는 사용 편의성이라고 답해, 일상 업무에서 얼마나 편하고 직관적으로 사용할 수 있는지도 중요한 요인인 것으로 나타났다.
또한 기업의 규모가 클수록 도입 비용이나 예산 면에서는 비교적 덜 민감하게 반응을 했다. 임직원 수 1000~4999명인 기업은 도입 비용·예산보다는 사용 편의성을 더 중요하게 평가했다. 또한 대기업에서는 이미 UC 환경을 갖추고 있는 경우가 많아서, 5000명 이상인 기업의 응답자 중 11%가 기존 UC환경과의 호환성을 고려한다고 답했다.
자유롭고 효율적인 협업을 위해 소규모 회의실에 가장 필요한 솔루션이나 도구가 무엇이냐는 질문에는 조사 응답자의 69.7%가 빔 프로젝트를 꼽았다. 영상회의 솔루션을 선택한 응답자도 전체의 45.4%였다.
특히 기업 규모로 임직원 수 500명 이상의 중견기업과 대기업의 영상회의 솔루션 수요가 비교적 높은 것으로 나타났다. 1000~4999명 기업은 58.1%가 영상회의 솔루션을 꼽았고, 500~999명 집단은 52.5%, 5000명 이상의 기업은 46.3%가 영상회의 솔루션을 선택했다.
영상회의 솔루션 도입을 주저하는 요인은 크게 비용과 문화로 나타났다. 영상회의 솔루션 사용을 가로막는 요인으로 43.4%가 초기 도입 비용을 꼽았으며, 두 번째로는 면대면 회의 선호문화(19.7%), 세 번째는 투자수익률(ROI)에 대한 불확신(10.9%)이었다.
첫 번째와 세 번째 요인 모두 비용과 관련이 있으며, 두 번째 요인은 기업의 문화와 관련이 있다. 따라서 영상회의 솔루션이 기업 내에서 보편적으로 쓰이려면 영상회의 솔루션 도입 비용에 대한 부담을 줄이고, 기업 내에서 영상회의 솔루션을 활용하는 문화를 확산시키는 것이 선결과제라는 분석이다.
그럼에도 불구하고 이번 조사에 따르면 응답자 40.2%는 중대형 회의실에, 22.7%는 임원 회의실에, 15.7% 는 소규모 회의실에 영상회의 솔루션을 구축한 것으로 파악됐다.
특히 임직원 수 5000명 이상인 응답 기업 가운데 중대형 회의실에 영상회의 솔루션을 가지고 있는 기업은 80%였다.
반면 49명 이하인 기업과 50~99명인 기업은 영상회의 솔루션을 도입한 회의실이 없다고 답한 비율이 각각 69.6%와 62.5%로 나타나, 규모가 큰 기업일수록 중대형 회의실에 영상회의 솔루션을 도입한 비율이 높았다.
각 기업의 협업 및 조직 문화에 잘 맞는 영상회의 솔루션을 묻는 질문에는 회의실용 영상회의 솔루션을 선택한 응답자가 가장 많았다. 응답자 60.7%는 회의실용, 17.0%는 모바일용, 16.6%는 데스트톱용 솔루션이 가장 적합한 솔루션이라고 답했다.
전 세계적으로 클라우드 기반의 솔루션, 모바일 솔루션 등이 UC 시장의 새로운 트렌드로 떠오르고 있긴 하지만 아직까지 우리나라에서는 업무 환경 및 문화 등을 고려해봤을 때, 전통적인 회의실형 솔루션에 대한 선호도가 높은 것으로 나타났다.
