최근 IT기술의 발달로 인하여 스마트폰을 포함한 각종 전자기기로 근로계약서를 체결하는 경우가 많아지고 있으며, 이러한 전자근로계약서 작성을 대행하는 서비스 업체들이 많이 생겨나고 있다.
그러나 전자근로계약서는 조작이 가능하다는 점에서 서명, 날인방식과 보관 및 교부방법에 대한 부분을 반드시 체크해야 할 것이다.
최근 정부에서도 전자근로계약서 활성화를 위하여 가이드라인을 발표한 바 있어 해당 가이드라인을 기준으로 전자근로계약서 활용에 대하여 서술하도록 한다.
고용노동부 전자근로계약서 가이드라인에 따르면 전자근로계약서란 근로기준법상 근로계약이 체결되었음을 증명하는 출력이 즉시 가능한 전자문서라고 한다. 가이드라인에 따르면 전자근로계약서로 인정될 수 있는 경우는 3가지 방식이 있다.
① 사내 전산망에 전자근로계약서 작성 시스템을 구축하는 경우, ② 외부 전자근로계약서 작성 시스템을 활용하는 경우, ③ 서면으로 작성한 근로계약서를 스캔 또는 사진 등의 방식으로 전자화하는 경우이다.
전자근로계약서가 전자적인 형태로 서명, 날인을 포함해야하기 때문에 위 3가지 방식을 제외하고는 전자근로계약서의 효력을 인정받기는 어려워 보인다.
대부분 사내 전자결재시스템에서는 직원 본인의 서명을 스캔파일로 저장하고 있어, 문서 등을 작성하고 결재 버튼을 누르면 스캔되었던 서명이 바로 문서에 붙는 방식으로 작동되고 있다. 이 방식을 전자근로계약서 서명, 날인하는 데에 사용한다면, 다른 사람이더라도 아이디와 비밀번호만 알고 있으면 클릭 한 번으로 전자서명을 할 수 있게 되는 문제가 발생한다.
따라서 전자근로계약서는 본인의 필체로 성명을 기재하고 서명까지 할 수 있는 전자적 입력장치를 활용하는 것이 향후 분쟁의 소지를 조금이나마 줄일 수 있는 방법이다.
고용노동부의 가이드라인에 따르면 전자근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의로 수정할 수 없도록 가급적 읽기전용문서로 저장해야 하며, 다음의 요건을 갖춰야 보존의무를 이행한 것으로 볼 수 있다.
① 전자근로계약서의 내용을 열람할 수 있을 것
② 전자근로계약서가 작성 및 송신, 수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것
③ 전자근로계약서의 작성자, 수신자 및 송신, 수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것
④ 종이에 작성된 근로계약서 등 전자적 형태로 작성되지 않은 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화 하는 등 정보처리 시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환해 보관하는 경우에는 위 요건에 더하여 근로계약서 원본과 내용 및 형태가 동일할 것
전자근로계약서를 교부하는 방법으로는 원칙적으로 전자적 형태로 근로계약서를 교부받겠다는 근로자의 동의가 필요하다. 만약 동의하지 않으면 회사는 이를 출력해 서면으로 교부해야 근로기준법 제17조의 근로계약서 교부의 의무를 다하는 것이 될 것이다.
이처럼 근로자 본인의 서명 및 날인과 교부의 의무를 다하여야 법적 효력이 있음을 알고 편리한 전자근로계약서를 활용할 필요가 있겠다.
