올해 6월 자치단체 소속 계약 담당자 대상의 한 설문조사에서 ‘공공계약 업무지원에 있어 가장 필요한 사항‘을 묻는 질문에 대해 전체 181명 중 47%에 달하는 응답자가 ‘공공계약 업무매뉴얼 제공’이라고 답하였다. 조사대상자 중 근속연수 2년 이하인 응답자가 80% 이상에 달한다는 점을 고려한다면 결과의 신뢰도에 의문을 제기할 수도 있다. 그러나 설문결과를 통해, 실무경험이 부족한 계약 담당자가 원활히 업무를 수행할 수 있도록 공공계약 업무매뉴얼의 개발과 보급이 필요함을 확인할 수 있었다.
업무매뉴얼의 사전적 의미는 ‘업무를 쉽게 파악할 수 있도록 설명한 글’이다. 자치단체 및 응찰기업의 계약 담당자는 표준화된 업무절차와 명확한 업무기준을 제시하는 공공계약 매뉴얼을 활용하여, 방대한 계약업무를 손쉽게 파악하고 업무 안정성을 높일 수 있다. 이에 따라 여러 기관에서는 적지 않은 시간과 노력을 들여 다양한 형태로 계약 업무매뉴얼을 발간하고 있다. 그렇다면, 공공계약 매뉴얼의 활용도를 보다 높이기 위해서는 어떤 내용을 담아야 하는가?
첫째, 현행화된 법령을 반영해야 한다. 공공계약 분야는 관련 법령과 규정이 많고 개정이 빈번하게 이루어지므로, 계약 업무매뉴얼에서 최신 정보를 정확하게 담아 전달할 필요가 있다. 책자로 발간하는 경우, 제작기간이 소요됨에 따라 이용자가 업무매뉴얼을 접하는 시기와 업무매뉴얼 발간 당시의 법령에 차이가 날 수 있으므로, 책자에 작성 시점을 명시한다. 책자 형태의 매뉴얼 이외에도 웹 매뉴얼을 제공하고 수시로 업데이트하며, 책자의 한계를 보완할 수 있도록 관련 내용에 대한 하이퍼링크 연결 및 검색기능을 제공하는 것이 바람직하다.
둘째, 계약 유형별로 알기 쉽게 구분되어야 한다. 공공계약의 기본사항과 절차를 빠짐없이 수록하되 짜임새 있는 구성을 위해 계약유형별 구분이 필요하다. 계약유형은 목적물에 따라 공사, 용역, 물품의 세 분야로 구분되는데, 분야별 공통된 업무사항을 설명하고 필요시 항목을 추가한다. 또한 업무 초보자도 이해하기 쉽도록, 쉬운 용어를 사용하고 내용을 요약하는 도표나 그림을 수록할 필요가 있다.
셋째, 공사, 물품, 용역 중 특히 공사계약에 따르는 입찰절차를 상세하게 소개할 필요가 있다. 조달청에 따르면 2022년 공사계약건수는 69만4919건으로 전체 계약건수인 1012만5069건의 6.9% 수준이다. 그러나 공사계약금액 면에서는 75조6000억원으로 전체금액 196조 중 38.6%로 가장 높은 비중을 차지하고 있어, 계약 건당 규모에 있어 전체계약에서 차지하는 중요성이 높다고 볼 수 있다. 따라서 계약 매뉴얼에서는 공사계약금액에 따라 규정된 입찰방식과 공사계약 시 무엇을 준비하고 어떤 절차를 밟아야 하는지 제시해주어야 할 것이다.
응찰기업이 처한 상황과 발주처에 따라 요구되는 계약절차가 다르므로, 하나의 계약 매뉴얼이 범용성을 갖기는 어려울 수 있다. 또한 계약환경 변화에 따라 새로이 도입되는 계약유형을 매뉴얼에 제때 담지 못할 수도 있다. 그렇다 하더라도, 공공계약의 효율성을 제고할 수 있도록 매뉴얼은 주기적으로 보완되어 현장에서 활용되어야 할 것이다. 활용되지 않는 매뉴얼은 매뉴얼이라 할 수 없으므로.
