사용자 중심 정보화시스템 자체 개발
비용 줄이고 생산성은 높여 '일석이조'
"비용은 줄이고 생산성은 높일 수 있는 사용자 친화형 시스템을 만들었다는 데 의미가 있습니다. 업무 효율성을 지속적으로 향상시켜
고객의 편익을 더욱 증진시킬 수 있도록 최선의 노력을 기울여 나가겠습니다."
서울체신청이 자체 개발한 정보화시스템을 일선 현장에 활용, 업무 효율성을 크게 높이고 있어 화제다. 최근 병무청 등 정부기관은 물론 주요 대기업의 전산업무 담당자들이 서울청을 찾아 정보화 시스템 구축 사업에 대한 설명을 들었다.
'WSS(Work Support System, 업무지원시스템)'로 이름 붙여진 이 시스템은 설계부터 구축, 운영에 이르기까지 서울청 직원들이 직접 맡아서 진행한 것이 특징. 대부분 외부업체에 용역을 맡겨 구축하고 있는 여타 공공기관의 정보화시스템과 다른 점이다.
서울청은 시스템 자체 개발을 통해 총 42억 여 원의 예산절감 효과를 거둔 것으로 평가하고 있다.
이 시스템은 사용자들이 업무를 한결 쉽고 빠르게 처리할 수 있도록 뒷받침하는데 초점을 맞추고 있다. 이규태 청장이 강조하는 것처럼 서울청에서 수행하는 제반 업무(제도)와 시스템, 사용자가 일치하는 구조를 이루고 있다.
특히 현장상황을 잘 아는 직원들이 직접 개발에 참여한 만큼 업무 적용성이 뛰어나다. 상명하달의 지침에 의해서가 아니라 직원들이 스스로 절실한 필요성을 느껴 업무에 널리 활용하고 있다는 설명이다.
서울청이 시스템 개발에 본격적으로 착수한 것은 지난해 5월, 이규태 청장이 취임하고 나서다.
종전의 업무는 수기로 이뤄지거나 초보적 수준의 전산활용 단계에 머물러 있었다. 이 청장은 이러한 업무체계를 프로그램화·시스템화하겠다는 목표를 세웠다. 직원들이 쉽고 편리하게 일할 수 있는 업무환경을 만들겠다는 취지였다.
또한 직원들이 사용하고 있는 신지식기반시스템을 보완, 조직의 의사소통 체계와 업무프로세스의 효율성을 높이려는 의지도 담았다.
이를 통해 업무의 진행상황을 한눈에 파악하고 문제점 포착과 함께 즉각 해결방안을 제시할 수 있는 'RTE(Real Time Enterprise)' 경영체제 확립을 시스템 구축의 최종 목표로 제시했다.
이규태 청장은 외부업체에 일을 맡기는 대신 서울청 직원들로 구성된 프로세스 개선 태스크포스(TF)팀을 구성했다. 외부 용역을 통해 시스템 개발을 추진할 경우, 프로그램의 활용도가 떨어지고 사업추진에 장시간이 소요될 수 있다는 판단에 따른 것이다.
TF팀은 현장에서 익힌 실무경험과 다양한 아이디어를 모아 프로그램 개발에 본격 시동을 걸었다. 개발 툴로 '프로세스(Process) Q'를 채택하고 운영서버도 결정했다.
하지만 초창기 시스템 개발작업은 그리 녹록치 않았다. 무엇보다 복잡한 정보화시스템을 직접 개발한다는 심리적 부담이 컸다. 미지의 산으로 등정에 나서는 등반대의 심정이었던 것이다.
또한 652개나 되는 방대한 조직에 일일이 프로그램을 설치하고 운영환경을 조성하는 것도 쉽지 않은 일이었다.
그러나 이 청장과 TF팀은 불굴의 의지를 발휘, '도전의 강'을 건너 목표지점에 도달했다.
CEO의 강력한 개발의지와 끊임없는 격려가 원동력으로 작용했다. 여기에다 시스템 개발 과정에서 얻은 자신감은 난관을 극복하는 돌파구가 됐다.
이러한 노력의 결실로 서울청은 지난해 보고사무통합시스템을 시작으로 마케팅관리시스템과 예산관리시스템, 업무검색시스템을 개발하는데 성공했다.
이어 올 들어 통신업무관리시스템과 도서관리시스템을 개발함으로써 현재 6개 프로그램을 실제 업무에 활용하고 있다.
시스템 활용을 통한 업무개선 효과는 곳곳에서 두드러지게 나타나고 있다.
일례로 종전에는 68개 우체국이 보내오는 자료를 정리하는데 평균 8시간이 걸렸지만 지금은 보고사무통합시스템을 활용해 클릭 한번으로 끝낼 수 있게 됐다. 특히 각종 보고서 양식을 시스템에 올려 일선 업무 담당자들이 직접 공란을 메우도록 한 게 신속한 업무처리에 큰 보탬이 됐다. 직원들은 "보고서 양식을 만드는 일에서 해방됐다"고 말한다.
이렇듯 업무효율성이 획기적으로 향상되면서 직원들의 생산성 및 만족도도 자연스럽게 높아졌다. 빨라진 퇴근시간을 활용해 운동이나 어학공부 등 자기계발에 힘을 쏟는 직원들이 크게 늘었다.
이 청장은 "무엇보다 업무지원시스템을 통해 체신청과 우체국이 긴밀하게 연결되고 서로 협력할 수 있는 업무통로를 구축한 점이 가장 큰 소득"이라고 말했다.
시스템 개발 및 개선작업은 아직도 '진행형'이다. 서울청은 시스템에 대한 피드백을 통해 사용자 불편에 대한 미세 조정작업을 실시하고 있다. 이와 함께 올 상반기 중에는 국제우편정산시스템, 우체국사 관리시스템 개발도 완료할 예정이다.
"소프트웨어 기술의 발전으로 프로그래밍 작업이 전보다 쉬워졌습니다. 무조건 외부용역에 의존해 정보화시스템 구축사업을 추진하는 관행에서 탈피해야 할 필요성이 커지고 있습니다."
이 청장은 "프로그램의 업무 적합성과 사용자 친화성 등을 고려할 때 자체개발 여건을 마련하고 관련 사업을 시도하는 일이 필요하다"고 강조했다.
또한 "업무에 대한 로직(logic)을 잘 아는 동시에 프로그램 개발역량을 갖춘 직원을 양성하는 일이 중요하다"고 덧붙였다.
직원들의 업무능력 배양이 향후 조직의 효율성을 높이고 역량을 강화하는 토대가 된다는 설명이다.
