또 고객이 자료를 사무실로 팩스를 보낼 경우, 외근 중인 김 과장은 사무실의 동료에 전화를 걸어 팩스내용을 일일이 불러 달라고 부탁해야만 했다.
하지만 이 달부터 UMS(Unified Messaging System, 통합메시징시스템)서비스를 도입하고 나서부터는 이 같은 번거로움을 해소할 수 있었다.
외근 중일 때 사무실로 걸려 온 고객의 전화 메시지는 음성사서함에 녹음이 되고 이는 다시 김 과장 휴대폰에 문자메시지형태로 통보되기 때문이다.
특히 해외 바이어와 전화로 상담 할 경우, UMS의 '통화 중 녹음기능'을 통해 바이어와의 대화내용을 실시간으로 녹음한 후에 통화내용을 다시 청취함으로써 업무효율성을 극대화 할 수 있었다.
또 설이나 추석 등 수십 건의 안부전화를 해야 하는 경우, 예전에는 일일이 전화를 걸었지만 이젠 고객정보를 주소록에 미리 저장해 놓고 각종 형태로 메시지를 동시에 전송할 수 있다.
게다가 예전 같으면 견적서를 보내려 해도 프린트를 한 후 팩스를 보냈지만, UMS 팩스보내기 메뉴만 클릭하면 팩스를 보낼 수 있게 됐다.
이처럼, 팩스, 전화, 문자서비스 등 모든 메시지의 형태가 통합된 UMS시스템을 기반으로 언제 어디서나 사무를 볼 수 있는 '경계 없는 사무실(Officeless Office)'이 현실로 다가오고 있다.
UMS상용화는 단순히 사무 업무의 편리함에 그치지 않는다. 향후 고객관리 강화와 효율성이란 두 마리 토끼를 한꺼번에 잡을 수 있는 솔루션으로 앞으로 사무실 문화의 개념자체를 바꿀 것으로 예상되고 있다.
휴대폰, 개인휴대단말기(PDA)등을 이용해 고객들에게 영업 업무의 지원이 가능하기 때문에 고객들에게 적은 비용으로 접근할 수 있어 예산절감에도 효과적이다.
서울통신기술(www.scommtech.co.kr 대표 송보순)의 경우 컴퓨터전화통신(CTI) 기술을 이용, 자체 개발한 UMS를 삼성 그룹 본관에 구축했다. 특히 서울통신기술의 UMS는 인터넷 기반의 삼성그룹 기업포털과 연동시킨 것이 특징이다.
UMS를 사용하고 있는 서울통신기술 한 과장은 "이 시스템을 사용하고 나서부터 업무효율성이 눈에 띄게 높아졌다"며 "언제 어디서든지, 어떤 기기들로도 업무가 가능한 유비쿼터스를 경험하고 있다"고 말했다.
서울통신기술 한 관계자는 "향후 삼성본관을 시작으로 한 UMS를 삼성그룹 각 계열사에 공급하게 되면, 그룹전체의 업무효율화에 크게 기여할 것"으로 기대한다고 밝혔다.
저작권자 © 정보통신신문 무단전재 및 재배포 금지
