업무 효율 제고-비용·시간 절감 기대
올해 기점 연평균 25% 시장성장 전망

종이문서를 대체한 전자문서의 보관 및 증명, 발급 등의 서비스를 제공하는 공인전자문서보관소(공전소) 사업이 활기를 띠고 있다.

지난달 30일 한전KDN이 지식경제부로부터 공전소 4호 사업자 인증을 받은 데 이어 하나INS, SK C&C 등도 인증 취득을 추진하고 있다.

특히 각 회사들은 자사의 특성에 맞는 사업영역을 발굴, 차별화된 서비스를 제공함으로써 경영성과를 극대화하는데 힘을 쏟고 있다.

□ 공전소의 기능 = 공전소 기능의 핵심은 제3자의 전자문서를 안전하게 보관하고 전자문서의 내용과 송수신 여부 등을 증명해주는데 있다. 이에 관련된 사업을 수행하기 위해서는 정부로부터 전자문서 보관에 대한 법적 효력을 부여받아야 한다.

전자문서로 대체할 수 있는 종이문서로 기업간 계약서와 보증서, 등기나 호적 등의 민원서류 등을 들 수 있다. 아울러 각종 신청서와 운송장도 전자문서로 저장해 보관하는 것이 가능하다.

공전소는 이 같은 종이문서를 스캐닝 해 전자화 한 후 보관하는 기능을 한다. 종이 형태의 실물문서를 전자문서로 대체할 수 있는 IT인프라 및 솔루션을 제공하는 역할을 수행하는 것이다.

공전소에 전자문서를 보관하는 경우 해당 문서가 원본임을 법적으로 인정받게 된다.

□ 공전소 왜 필요한가 = 업계에 따르면 각종 문서 또는 서류를 보관하는데 연간 1조원 이상의 비용이 드는 것으로 추산된다. 또한 종이문서의 경우 해당 자료에 대한 검색과 참조 등 활용 측면에서 많은 어려움이 따르는 것으로 지적되고 있다.

또한 각종 문서의 보관 중 분실·훼손에 대한 위험이 늘 존재하고 있을 뿐 아니라 분쟁 발생 시 해당 문서를 참조하는데 효율성이 크게 떨어지는 것으로 분석된다.

이에 비추었을 때 종이문서를 전자문서로 대체하면 문서 보관을 위한 공간을 효과적으로 줄여나갈 수 있을 것으로 기대된다. 아울러 온라인 상에서 여러 가지 자료를 손쉽게 검색하고 활용할 수 있어 관련 업무를 처리하는데 소요되는 시간과 비용을 획기적으로 줄일 수 있을 것으로 보인다.

특히 기업 입장에서는 경영의 투명성을 확보하고 고객에 대한 신뢰를 높이는 등의 효과를 볼 수 있을 것으로 전망된다.

□ 사업추진 발자취 = 공전소 운영에 대한 기본 구상은 지난 2004년 6월 경제장관간담회에서 전자문서 이용 촉진방안을 논의하면서부터 비롯됐다.

이를 토대로 지난 2005년 3월, 공전소 제도 도입을 골자로 전자거래기본법이 개정되고 같은 해 11월 전자거래기본법 시행령 및 시행규칙이 개정되면서 사업추진에 속도가 붙기 시작했다.

이어 2006년 5월 공전소 시설 및 장비 등에 관한 규정이 고시됐으며, 같은 달 전자문서 보관 등 표준업무준칙도 고시되는 등 제도적 기반이 조성됐다.

지난해 2월에는 한국무역정보통신(KT넷)이 공전소 제 1호 사업자로 지정됐으며 같은 해 5월, 전자화 문서 개념을 도입하는 내용으로 전자거래기본법이 개정됐다.

또한 작년 7월, 전자문서 작성 절차 및 방법에 관한 규정이 고시됨에 따라 서비스 사업자 및 수요자들은 관련 사업을 추진하는데 더욱 속도를 낼 수 있게 됐다.

□ 사업자 지정 절차 = 공전소 사업을 수행하려면 우선 전자문서 보관 등에 필요한 인력과 기술력, 재정능력, 시설 및 장비 등을 갖춰야 한다.

지난 2006년 5월 고시된 공전소 시설 및 장비 등에 관한 규정은 전자문서 보관설비 및 송·수신 설비에 대한 세부 기준을 명시하고 있다.

이 규정을 충족할 수 있는 사업자는 지식경제부의 사업자 지정 업무를 대행하고 있는 한국전자거래진흥원의 심사를 받아야 한다. 지경부는 사업자 신청서 접수일로부터 180일 이내 지정여부를 신청인에게 통보해야 한다.

□ 10개 기업 사업추진 본격화 = 이러한 제도적 기반 위에서 현재 10개 기업이 공전소 사업에 총력을 기울이고 있다.

현재 공전소 사업자로 선정된 기업은 1호 사업자인 한국무역정보통신(KT넷) 외에 LG CNS (2호), 삼성SDS(3호), 한전KDN(4호) 등 모두 4곳이다.

KT넷의 경우 무역업무 전반의 공전소 사업에 초점을 맞추고 있다. 아울러 KT넷은 에너지관리공단, 중소기업진흥공단, 한국수출보험공사, 한국산업단지공단 등 주요 공기업을 고객사로 확보하고 있다.

LG CNS는 LG카드, LG텔레콤 등 LG 그룹사에 중점을 두고 있다. 이 회사는 또 현대카드, 롯데카드 등 금융권과 물류, 제조 기업을 대상으로 특화 서비스를 제공하는데 주력하고 있다.

삼성SDS은 삼성카드, 삼성의료원, 삼성생명 등 삼성그룹을 타깃으로 설정했으며 한전KDN은 한국전력 자회사인 전력그룹사를 겨냥해 공전소 사업을 추진할 방침이다.

이 밖에 하나금융그룹인 하나INS의 경우 인증심사가 진행 중이고 SK 계열의 SK C&S도 공전소 사업 진출을 준비하고 있다.

또한 한국증권전산(KOSCOM)은 증권사 및 상장사를 주력시장으로 설정해 사업 진출을 준비하고 있다. 아울러 신한데이타시스템 및 국민데이타시스템은 각각 신한은행과 국민은행에 초점을 맞춰 공전소 사업을 추진할 계획이다.

이와 함께 전자어음 수표시스템 개발업체인 스타뱅크도 전자지불 분야의 특화 기술을 바탕으로 공전소 사업에 박차를 가하고 있다. 특히 이 회사는 올해 초 공전소 금융 비즈니스 모델인 'u포스트'를 개발 업계의 주목을 받았다.

각 업체에서는 한전KDN에 이어 5호 사업자 인증을 취득하는데 기업 역량을 집중하고 있다.

□ 2012년 3000억 시장 형성 = 이처럼 주요 IT기업이 공전소 사업에 눈독을 들이고 있는 이유는 향후 사업전망이 밝기 때문이다.

업계에 따르면 공전소 시장은 올해를 기점으로 본격적인 성장기에 진입해 연평균 25%의 성장률을 기록할 것으로 예상된다. 업계에서는 오는 2012년 공전소 시장규모가 3000억 원대에 이를 것으로 내다보고 있다.

특히 공전소 수요가 산업전반에 다양하게 형성돼 있는 것에 비춰볼 때 향후 공전소 시장은 더욱 빠른 속도로 성장할 것으로 전망된다.

공전소 서비스를 절실하게 필요로 하는 업종으로 금융 및 보험, 증권 등을 들 수 있다.

한국전자거래진흥원에 따르면 은행의 경우 창구에서 연평균 15억 매 이상의 전표가 발행되고 있어 이에 대한 효율적 관리가 주요 현안으로 대두하고 있다.

아울러 금융권에서는 각종 대출심사 서류 및 지급서류 등의 전자 문서화가 시급하다고 보고 있다. 또 보험사의 경우 연간 2억 매가 발생하는 청약서, 보험금 청구서, 진단서, 해지환급 서류 등을 전자문서로 대체하는데 각별한 관심을 갖고 있다.

이와 함께 각종 회계나 증빙 관련 서류를 전자문서로 인정받을 수 있고 의료, 유통 등의 업종에서도 공전소 이용을 통해 업무 효율을 한층 높일 수 있을 것으로 기대된다.

□ 컴퓨팅 HW업체에 호재 = 이 밖에 통신사업자 및 IT업체에서도 공전소를 이용해 각종 신청서와 통화기록을 효과적으로 보관·저장할 수 있는 이점이 있다.

공전소 시장의 확대는 스토리지, 서버 등 컴퓨팅 하드웨어(HW) 분야와 데이터베이스(DB) 및 애플리케이션 관리 등에 필요한 소프트웨어, SI 관련 업체들에게도 호재가 될 것으로 전망된다.

특히 전자문서를 저장할 수 있는 공간을 확보하는데 필수적인 스토리지 업체에서는 공전소를 사업 활성화의 지렛대로 삼고 있다.

□ 향후 과제 = 하지만 공전소 사업이 건실한 뿌리를 내리기 위해서는 아직 넘어야 할 산이 많다.

우선 산업 전 분야에서 전자화문서의 법적 효력을 인정할 수 있도록 제도적 기틀을 정비해야 한다는 주장에 힘이 실리고 있다.

아울러 관련업계에서는 전자화 문서이관 완료에 따른 대상문서의 보관 기간을 줄이거나 없애야 한다는데 공감대를 형성하고 있다. 현재 종이문서를 전자화해 공전소를 이용할 경우 6개월 동안 대상문서를 함께 보관해야 하는데 이 같은 규정이 사업활성화에 걸림돌이 되고 있다는 지적이다.

이와 함께 공전소 이용에 따른 혜택을 넓히고 최적의 비즈니스 모델을 발굴해야 하는 것도 당면과제로 대두하고 있다.

이 밖에 향후 공전소 사업자가 급격히 늘어날 경우 저가입찰이 성행할 것으로 예상됨에 따라 이에 대한 대책마련도 시급한 것으로 보인다.

  <국내 공전소 사업 추진 현황>

 자료 : 한전KDN.

이민규 기자 다른기사 보기